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背景
声明
我所遇到的分类问题
问题一:任务的多重属性无法实现精准分类
问题二:执行任务的不确定也会增加分类难度
我尝试改进的方法
改进后的清单使用原则
改进后的标签使用原则
属性类标签
进度类标签
进度类标签主要针对主任务,主要考虑使用过滤功能的时候使用,另外此类标签使用英文编号
时间类标签
颜色原则
清单与标签的颜色原则
当前方案可能存在的问题
最后

背景

我从2014年开始接触到任务管理,互联网行业的近水楼台给了我研究各类任务管理应用的土壤,产品经理的岗位需求也让我对各类软件应用的特性与结构产生强烈的好奇心,虽几经转岗,任务管理软件的使用仍旧占据着我的日常。在讨论效率应用的圈子里,任务管理工具是一个永远不会缺席的话题,市面上系统讲解任务管理的好书好文良多,我在先前的文章如何有效组织你的生活 中通过任务管理工具 Todoist 的使用也在讨论这一概念。

我绝算不上是任务管理达人,这类工具多年,尚且有很多使用上的疑惑。单是对任务管理软件中的分类问题,就困扰了自己很久,且一直没有一个很好的解决方案。最近,我读到一篇文章 我的滴答清单使用心得:给任务分类是门技术活 后,深受启发,在参考了作者的分类方法后,将这一思考转换过程记录下来,形成本文。

声明

  1. 本文示例应用为滴答清单,目前主流的任务管理软件都支持按项目(清单)以及标签对任务分类,因此不必拘泥于使用哪个应用,建议更多关注方法与思路;
  2. 本文主要讨论主题任务的分类问题,少量涉及软件介绍及其他使用技巧;
  3. 方法并不能帮助你完成所要做的事情;
  4. 文章前半部分是对我遇到分类问题的复述与思考,老鸟可直接从 「我尝试改进的方法」 处开始阅读。

我所遇到的分类问题

在阐述问题前,我希望大家可以先停下来思考一下,我们借助使用任务管理工具是为了实现什么目的。

我的看法是,任务管理工具所承担的功能,简言之就是记录和规划,记录本质上与常规纸笔无异,只是载体不同,而借助这类工具的功能特性可以实现优于纸笔的规划体验。但工具本身并不能帮助人去完成事情。::任务的最终的完成:: 才是目的,任务管理只是实现它的非必要手段。

在尝试记录与规划任务期间,我遇到的问题大体有两个:

问题一:任务的多重属性无法实现精准分类

这个问题出现在任务的::记录阶段:: ,我尝试过大概三种清单分类方法,我相信大数使用任务管理工具的朋友也大都这么分类:

  1. 按任务的属性创建清单,清单名参考属性,如工作,生活,学习,社交等;
  2. 按项目创建清单,清单名参考项目,如新房装修,XX项目上线,B站涨粉1W等;
  3. 按MECE分析法1那种,用「相对独立,完全穷尽」的方法对任务进行分类。

主流的任务管理软件大体会按照「文件夹→清单(项目)→分组→任务→子任务(检查项)」的结构去分类,如果你愿意,甚至可以用任务套任务的方式进行无限嵌套下去,这样的方式看似十分灵活,但在实现任务分类上并不见得有多好。

举个例子,为了工作需要,我得学一门编程语言X,那么阅读《X语言手册》应该分到工作类下,还是学习类下?再比如同样都是阅读,娱乐类型的小说和工具教材被统一分配到阅读清单里,如果再把想稍候读一读的长文也加入其中,在这个名为阅读的分类清单里,日程月累之下就会产生很多未分配时间的任务,最后都会逐渐沦为收集箱定制版。

而按MECE分析法那样穷尽设置多种分类,多种分组的方法,看似让分类更加「精准」,但同时也让分类过程变得无比复杂。试想一下,当我们脑海中浮现了一个想法并将其转化为任务记录下来时,传统方法是拿纸笔随手一记就继续忙了,现在却得花点时间思考他的属性,如果是一个类似《X语言》这种多重属性的任务,还要取舍应该放到哪个清单下,实在有些本末倒置了。

这时不免思考,我真的需要精准分类嘛?如果不精准分类,那些多属性的任务又该如何分组呢?

问题二:执行任务的不确定也会增加分类难度

这个问题出现在任务的::规划阶段:: 。理想的状态下,我们给任务分好了类,接下来我们按执行日期把任务分配好,决定任务是今天,明天,下周,还是下个月做,一些工具还会给出任务持续时长的选项。

看起来不错,但真的只是看起来。

还是阅读《X语言手册》这件事,思来想去,我们把它分配到了学习这个清单下。现在手头有几件事得做,估计明天就能开始读了,于是我们这个任务安排到了明天进行。但很不幸,今天计划做的几件事因为自己的拖延或是别人的拖延没有如期完成,得占用第二天的时间,于是《X语言手册》向后延期,到了第三天,终于可以开始读了。在这期间,任务管理工具的收件箱又新增了几条任务,那么这些任务分好类之后应该如何分配时间呢?如果不分配,那些任务可能会就此沉在清单底部,如果选择分配,但我们并非X语言的专家,且不说如何才能评估出读完它的时间,单单阅读肯定不够,过程中总需要一些配套练习,这个时间想必也无法估计,于是,陷入矛盾。

看到了吧,很多任务本身就具有一种不确定,即便我们能将其归类,甚至以页码为单位将其分割到最小状态,依然会因为没有经验,而无法评估所需要的时间花费,更别说日常生活中还有无数可能打断自己的状态导致拖延的情境。

把一本书分类到某个清单中,子任务细分到章节,分配好日期时间,做完这一切,除了任务管理工具中多了一些字符外,并不能帮助自己在完成这本书的阅读学习上产生一丝作用。

那到底什么才是任务管理分类时应该关注的,一个角度就是::关注确定性:: 。所谓确定性就是无视那些如任务应该分到哪个清单,以及做这个任务需要花费多久等不确定的事情。

确定性是当我们无法将《X语言学习》同时放进工作或是学习清单,也无法在学会前就评估出读完它需要多久(事实上即使学会了也不能)时,我们应该将目光集中在阅读本身——即我们记录这个任务,是希望有一天去读这本书。

确定一个任务不变唯一的,并不是任务的属性,而是你去做这个任务的时候。

而我以前的分类方式总把重点放在了记录或分配阶段,反而忽略了任务管理的重点应该在执行阶段。一件事只有被做的时候,任务管理工具才算脱离了纸笔,实现了它的价值。

我尝试改进的方法

将任务管理的重点放在确定性上之后,再使用任务管理工具时,我们不必去纠结这些事情应该如何分类,应该怎么分配时间。我们应当可以关注的是,今天,明天,这一周,我可以做哪些事。

对于管理软件的使用,我期待的使用场景是,当自己每天打开它,能够直观得看到自己在做哪些事,哪些比较重要,优先级比较高,**然后直接开始做。**等事情(任务)完成之后,在空闲的时间里,从那些已经记录的任务中去规划有哪些事是可以在接下来的时间里去做的。

我的滴答清单使用心得:给任务分类是门技术活 中提到按照任务属性的分类方法,在任务积累到一定量之后必须会出现的管理不当,任务堆积的情况。作者采用的方法简单来说就是使用标签来作清单的属性分类,而清单本身则按周,月,年,长期等时间窗口区分,看似简单的调整却解决了困扰我的两个问题。

  1. 针对任务的多重属性无法实现精准分类,可以使用多标签进行分类,那个阅读《X语言手册》的任务终于既能有工作属性,也能有学习属性;
  2. 针对任务执行时间的不确定性,由于清单本身就是按照周,月,年在分,也就默认了在一个新转到清单时,我们其实已经对任务按周,月,年分配了一个模糊的日期,何时精确只须等到真得要去做这件事情时再去考虑

新方案.png

按照执行日期列清单,同时利用标签可多样排列的特性,辅助分类的优点:

  1. 默认了时间分类
    由于清单本身就代表了一种时间属性,因此所有的任务在添加到清单时就已经按可能的执行日期进行了一次时间分类,不要小看这个时间分类,它其实能够有效避免任务添加之后就沉底的情况,毕竟按时间分只有四个清单项,而平时主要关注周清单和月清单即可。
  2. 很符合现实生活中手账的分类方式
    手账通常按周/月/年等视图,我们就将任务的重点从如何分类上转移到任务什么时候做上。也能避免按照属性分类的清单中顾此失彼的情况(比如休息日,如果只看工作清单,就会忽略阅读任务。虽然可以使用今天,最近七天等时间过滤方式去查看任务,但这又相当于是对任务创造者提出给任务确定执行日期的要求;
  3. 修改标签的便捷程度要优于修改清单

改进后的清单使用原则

  • 收集箱
    但只作任务收集,有闲散时间的话去看收集箱,评估一个大概可能去做的时间,将任务分类到不同的清单中
  • 今天
    列表示图,优先级排序
    今日视图下,优先展示那些标为优先级高的任务,符合任务管理中优先做重要且紧急事情的标准。
  • 周计划
    时间线视图(自带日期排序),按标签排序
    时间线视图下可以一览本周内的所有需要做事件,如果任务没有分配日期,会显示在右侧,避免被遗忘。在这个清单里要做的事就是给任务分配本周内的日期。
    利用滴答清单标签排序时只显示第一个标签的特性,会在视图左侧按属性展示

周视图

  • 月计划
    看板视图,按标签排序
    隔几天一看,当任务已完成时,可以来这里「领任务」
  • 年计划
    这是一个长期计划的集合,收录的主要作用更像是留存一定年度总结
  • 未来可能
    对于收集箱里收集到的那些灵光一闪的事件,直接删除又好像舍不得,这个时候可以分配到这里。

改进后的标签使用原则

我参考了游戏标签的命名方法,这是一个很有趣的命名方法,简单又好记,比较适合玩游戏的朋友。当然,也可以参考自己的使用习惯来分类。在这一属性分类标签之外,我又做了一些补充。

示例:使用了2个属性类标签,1个进度类标签

任务示例

属性类标签

使用数字编号+中文,数字编号如标签按1.2.排名,这个自动排序的好处是如果是多标签,会优先按其最高优先级进行排序,比如阅读《X语言手册》,同时有标签1.工作,3.读书,因为1的优先级高,因此在按标签显示视图时,会默认为1.工作(也符合主线任务更重要)的设定,而其他的小说阅读,直接记一个3.阅读即可。

使用中文是因为还会添加一些非分类的辅助类标签,那些标签会使用英文,作为母语使用者,同时看到中英文内容时对中文辨识度更高。

:---标签名:--- 备注
1.主线任务影响自己人生的主线,对人生有重大影响的任务,因为很重要,所以建议不要创建太多,如工作,家庭,健康等
2.支线任务主业之外的副业,兴趣等,既能积累经验,又会让自己快乐的事,如写博客,做视频,学习投资交易等
3.觉醒任务和主线没什么关系,但是很杂,对认知提升有帮助,比如读书,看电影之类。或是一些生活技能的学习
4.日常任务每天或定期必须要做的事,比如定期换床单,还账单等
5.休闲任务可能没啥用,就是让自己休闲放松且快乐的任务,比如看某部动漫
6.副本任务用于一些临时的,不太好归类的项目,比参考文档等。

进度类标签

进度类标签主要针对主任务,主要考虑使用过滤功能的时候使用,另外此类标签使用英文编号

仅面向主任务

:--- 标签名:--- 备注
s.raw未开始的任务
s.ing进行中的任务
s.rotate循环的任务
s.pause已开始,但因故暂停的任务

时间类标签

时间类标签主要针对子任务,评估任务可能需要花费的时间(仅作参考),根据该标签确定当时完成事项,使用英文编号+数字,可以搜索对应数据过滤该标签。

:---标签名:---备注
t.10mins预计10分钟内可完成任务(GTD 2分钟原则类型)
t.30mins预计30分钟内可完成的任务
t.1hour预计1小时左右完成
t.2hour预计2小时左右完成

颜色原则

人类是视觉动物,对于不同的颜色更为敏感,很多清单工具默认都支持颜色调整,我们可以将分类按照自己制定的颜色进行自定义,以让工具为我们所用。以滴答清单为例:

优先级的颜色是默认的,红色优先级最高,黄色为中,蓝色为低。

清单与标签的颜色原则

:---颜色:---清单:---标签
周计划主线任务
月计划支线任务
绿年计划觉醒任务
未来可能日常任务
共享清单休闲任务
参考与引用参考

当前方案可能存在的问题

  • 任务的分割问题
    比如年任务分割到月,以及月任务分割到周。目前使用以下方法年任务的标题在命名时更接近于项目名字,而项目中的子任务是可以分割到月和周的细分任务。坏处是在形式上有些割裂,因为这些任务同属于一个项目,可能会周,月,年这几个列表中都能看到,也可以对比较重要的关键任务,可以复制任务连接粘贴到相关任务中。
    不过往好处想,写在手账上的年任务也需要在月与周内进行分割,所以还可以接受。
  • 跨周期任务的处理
    跨周期任务是指一个任务的执行时间超过清单所列举的时间单位,比如一个周清单内的任务可能需要几周完成,比如系统学习某个学科知识需要花费这些时间。目前解决的方法就是让任务存在于单一清单中,如主任务在月计划中,而将子任务细化到周清单中。具体使用中灵活调整。

最后

原本只是对自己使用的任务管理工具的分类方法的一次调整,一记录就形成了一篇文章。看似花费了一些时间,但在这个总结的过程中,又深化了自己去任务管理工具使用的一些想法,也让自己对当下所采用的解决方案多了一些理解。

在行文的过程中,还意外发现了很多先前未曾注意到的产品细节。我想,对于任务管理中的分类这一个话题,理解到这里基本也够用了。文中穿插的诸如颜色的利用,数字标签排序,中英文混排等技巧,是自己多年以来使用相同工具时所使用的,如若能对你有所启发,也是此文的荣幸。

一直没有提到这个方案的缺点,不是因为没有,而是方案本身不见得适合所有人,优缺也就显得个人。比如我在使用过程最遇到的最大缺点是短时间无法适应这种分类方法,但我知道,习惯会改变这一切。

行文总结仓促,尽量做到逻辑表达清晰,言语难免不够精炼,正在努力改进。

再次感谢 我的滴答清单使用心得:给任务分类是门技术活 这篇文章的作者巴别塔之猫,没有他的启发我可能仍在每次添加任务就纠结分类中度过。

2022年5月17日

Footnotes

  1. MECE,是Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,中文意思是“相互独立,完全穷尽”。 也就是对于一个重大的议题,能够做到不重叠、不遗漏的分类,而且能够藉此有效把握问题的核心,并解决问题的方法。

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本文作者:粥粥

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